房产中介管理系统的审批功能分析香港马会九肖期期准

发布日期:2019-11-07 17:09   来源:未知   阅读:

  对于一个产品本身来说,审批可以算得上是一个优秀管理系统的重要组成部分。而从一个老板的需求来看,审批功能能够帮助老板掌控员工在系统中的重要操作,从而加强管理,提高管理水平。

  最常见的审批操作莫过于考勤审批,即员工的请假、外出、补卡等。但随着业务的发展,以及管理者管理思维的提高,需要审批的对象越来越多,审批的门类的越来越多。

  以“智能移动办公平台”钉钉为例,它把所有有可能需要审批的操作都拆解出来,设置审批流程。

  从下图可以看到,这些默认的审批操作共有7个类别,30多个审批操作。可预见的,如果一个公司深度使用钉钉,那么基本上可以做到全流程线上审批,即“无纸化审批”。

  钉钉的审批流程如此详细,这和它的产品定位——“智能移动办公平台”是分不开的。但是,并不是所有的系统都需要借鉴这么详细的审批门类。在产品设计时,还是要结合实际业务需求和老板的管理需求,进行审批模块的设计。

  设计审批模块时,先要依据经纪人的实际业务和老板管理需求,再梳理管理系统中的业务操作,最后筛选出哪些操作需要设置审批。

  对于一家房产中介公司或门店而言,房客源是最核心也是最机密的信息。作为老板,肯定不希望手下员工能够任意查看、修改这些信息。

  但在实际业务中,员工确实有查看、修改房客源信息的场景,这时候,设置审批是最好的选择。

  首先,录入房源、新增房源虽然是一个较高频的操作,但是有的公司为了确保进入公司系统的房源都是真实有效的信息,会设置新增房源需要审批,然后由审批专员统一核对、处理、

  在查看房源上,一般来说都有权限控制员工查看范围的权限。但是对于某些重要的信息,例如房源门牌号、业主电话、私密跟进等信息,需要设置查看需提交申请。

  修改房源信息也有权限控制。但是设计一些重要信息,例如房源价格、房源状态、业主电话等,也需要进行审批。尤其是房源状态,它展示房源现阶段是否能够进行交易,可以说是房源的一个重要标签。这些重要的信息是不能允许随意修改的。

  房源业务操作,例如跟进、带看、实勘,一般来说与经纪人的工作量和业绩关联,通常是经纪人自发的较高频的操作。为了防止经纪人为了完成工作任务,填写虚假信息滥竽充数,很多管理者也会对房源的业务操作设置审批。

  从整个中介业务来看,需要审批的模块主要有房源、客源、合同、考勤。当然,各家的中介公司的审批对象不尽相同。比如说有的公司有“签独家”的业务,那么在系统中就需要有“独家委托”的审批;有的公司重点做托管业务,那这时候需要有“托管委托”的审批。

  在产品设计时,可以默认一些通用的审批,同时也可以让用户自己自定义设置审批。这样的话,既能涵盖满足用户的需求,也能让系统更灵活。

  “审批设置”是给用户进行审批管理的模块,用户可以在“审批设置”中设置各项审批对象的审批流程,也可以对审批对象进行开启和关闭。整个审批的大致流程是发起人发起申请,审批人进行操作,对发起人进行结果提醒。

  依据审批流建立起来的审批功能是一对一的:一项申请被发起后,会在一条线上的各个节点进行流转,只到完全审批通过,审批结果通知到发起人,整个流程才结束。

  而如果没有建立审批流,依靠审批权限来控制确定可审批任务的人,那么当一项申请被发起,这项任务先“分身”,直接进入到所有有审批权限人的消息中,就像水管里的水没有方向地往四周洒。谁先对申请进行操作,谁就是审批人,操作完成再对发起人进行提醒。

  优点相比于固定审批流程的单线型,一个节点不操作整个流程就被卡住,当有多个人有审批的权限,理想情况下,审批流程是会更快的。但同样的,当多个人对这个审批有操作全程时,很容易产生“旁观者效应”,即大家都想着这个任务肯定有别人处理,很容易导致任务无人操作。

  当然也可以在设置审批流程的时候,在每个节点设置两三个操作人,这样既能保留审批流,又能避免审批流程容易被卡住。

  流转到审批人面前的审批单, 应该要展示申请人、申请时间、申请类型、申请信息、审批状态。

  当然,某些审批需要展示申请记录的统计信息。例如,钉钉的请假审批,会展示申请人的所有请假记录。

  同样的,房产中介管理系统中,也需要对某项业务的申请进行记录统计。例如,抢盘申请中可以展示该房源的抢盘记录,调价申请可以展示该房源被修改多少次价格、或者展示该申请人申请过多少次调价。这些数据的展示,可以让审批人在审批时查看历史记录,注意异常情况。

  审批信息中还需注意信息的关联展示。如果是房源、客源、合同类的审批,在审批单上,还需要点击跳转展示到具体房源、客源、合同信息。这些信息的展示有助于审批人对申请信息更了解。

  PC端会更集中一点:集中的申请发起入口,集中的审批处理入口,集中的申请/审批列表展示。而手机端由于展示空间有限,再加上手机端移动办公的特性,手机端审批功能设计的侧重点是处理审批操作。所以更多的是待办审批的提醒和审批记录的分类展示。

  在页面设计上,由于PC端屏幕较大,填写申请、审批信息其实内容并不多,所以在页面展示和布局上没有太多可发挥的空间。而手机端由于屏幕较小,在页面设计上可以更偏向审批单的样式。

  除此之外,还可以针对审批单有更多的操作,比如说催办、撤销、评论、打印等。当然这些要根据具体的场景需求来设计功能。

  审批对一个系统和公司来说是一个非常重要的功能。但从产品设计的角度来看,审批功能的页面并不多,整个功能并不复杂。

  在设计过程中,比较重要且复杂的是把系统中需要审批的对象进行枚举,同时需要梳理清楚审批流程和审批权限。所以在设计审批功能时,首先要梳理需要审批的对象,以及申请的结构、审批的结构、文案提醒、权限范围等通用信息。其次再去考虑具体的页面设计。

  就算需要审批的业务对象很多,但实际在页面设计时,会发现任务并不重,页面大体都是相似的,甚至有很多是重复的。

  所以,在进行审批功能的分析和产品设计时,不要有畏难心理。从实际业务到系统流程,再到具体页面,一步一步地开始工作,等到最后会发现,审批功能并不难。

  异彩,微信公众号:一只蜗牛慢慢跑,人人都是产品经理专栏作家。从事房产管理系统的产品工作,关注To C产品的交互设计、运营、结构设计和商业模式。在成为一名优秀的产品人的路上努力前行。

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